Gestion des dépenses commerciales

L’option Dépenses promotionnelles dans le menu déroulant Prévisions et Promotions est l’endroit désigné pour documenter toutes les transactions.

Créer une nouvelle facture

1. Pour créer une nouvelle facture, cliquez d’abord sur le + en haut de la vue, à droite du titre

2.   Remplissez ensuite les informations concernant la dépense, soit:

• Le client

• Code et Invoice de la facture

• Dates de transaction, de déduction et de réception

• Montant de la facture avant taxes

• Montant de la facture après taxes

3. Il y a possibilité d’ajouter une pièce jointe/document à la dépense (comme par exemple une numérisation de la facture), en cliquant sur l’icône de nuage en bas de l’écran

4. Cliquez sur CRÉER en haut à droite, pour créer la facture

La section Lines, désignée à l’administration, permet de créer un budget à associer avec la facture

Soumission de la facture au KAM (Key Account Manager)

1. Pour soumettre la facture au KAM, il suffit de cliquer sur le bouton ENVOYER AU KAM, en haut à droite

2. Il est possible de laisser un commentaire dans l’encadré. Lorsque terminé, cliquez sur OK

Approbation de la facture par le KAM (Key Account Manager)

1. Le KAM pourra alors visionner la facture en cliquant sur celle-ci

2. Si le KAM approuve la facture, il pourra le soumettre au contrôleur, en cliquant sur le bouton ENVOYER AU CONTRÔLEUR, en haut à droite

3. Il est possible de laisser un commentaire dans l’encadré. Cliquez ensuite sur OK

Historique d’approbation

Il est possible de consulter les étapes d’approbation de la facture ainsi que les personnes ayant participé à cette approbation, selon des dates précises, dans l’encadré Historique d’approbation

Approbation de la facture par le contrôleur

Après la soumission de la facture par le KAM, le contrôleur pourra visionner celle-ci.

1. Il aura l’option de retourner la facture au KAM pour modifications, en cliquant sur le bouton RETOURNER AU KAM, en haut à droite

2. Le contrôleur pourra laisser un commentaire pour guider le KAM vers les bonnes modifications

3. Le contrôleur a aussi l’option d’approuver directement la facture en cliquant sur le bouton APPROUVER, en haut à droite

Lorsque la transaction est approuvée par le contrôleur, elle quitte la section Nécessite une attention et se retrouve dans la section Non publié. Ceci explique que la transaction a été approuvée dans Pawa, mais n’a pas encore été saisie dans le système comptable du client

Gestion d’un refus par le contrôleur

1. Lorsque le contrôleur retourne la facture au KAM, il sera indiqué qu’il y a eu un refus, dans l’historique d’approbation.

2. Le KAM pourra donc faire les modifications nécessaires et renvoyer la facture pour approbation au contrôleur

Toutes ces étapes de vérification permettent d’assurer le 4 Eyes Approval, principe selon lequel une décision, activité ou transaction se doit d’être approuvée par au moins 2 personnes. Ce mécanisme permet de réduire les erreurs et les oublis, renforcer la transparance et la sécurité des processus.